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Controlar os gastos da sua empresa permitirá canalizar o dinheiro para as iniciativas que farão seu negócio crescer.

Toda empresa opera com uma equação básica: seu lucro é o resultado de sua receita menos os seus gastos.

Portanto, menos gasto significa mais lucro.

E mais lucro significa mais investimento em inovação, capacidade de expansão e até mesmo maior remuneração dos funcionários.

Acontece que nem sempre as empresas monitoram de perto as suas despesas ou têm processos para saber exatamente onde elas estão e como evoluem.

Pior: não incentivam gestores e funcionários a usarem os recursos de maneira eficiente.

Para reverter esse processo, sua empresa precisa implantar uma cultura de redução de despesas.

Ela garante que o dinheiro disponível será gasto nas iniciativas mais alinhadas com os objetivos do negócio.

Especialmente para startups e empresas pequenas, que dispõem de poucos recursos, o esforço é ainda mais importante.

Mas como começar?

É justamente esse caminho das pedras que tentarei traçar a seguir.

Primeiro, os dados

Para reduzir despesas e colocar essa pauta em toda a empresa, é necessário ter uma boa base de dados.

O mapeamento da estrutura de despesas é o primeiro passo para realizar qualquer ajuste ou mudança.

Sua empresa tem uma base de dados confiável e atualizada sistematicamente?

Segue as normas e as boas práticas contábeis?

Dentre as minhas despesas, quais são fixas e quais são variáveis?

As informações estão registradas em algum sistema de gestão?

Quanto mais acessíveis e mais seguros forem esses dados, melhor.

Com um bom plano de contas e uma boa estrutura de centro de custos, é possível analisar a situação de cada área e atuar sobre os problemas.

Crie relatórios.

O segundo passo é a criação de relatórios gerenciais, que trazem os KPIs (Key Performance Indicators – Indicadores de Performance), para a empresa acompanhar suas principais métricas.

Também é importante ter o DRE (Demonstração do Resultado de Exercício) estruturado, com as margens que refletem o seu negócio.

Essas informações permitirão acompanhar a evolução dos custos e das despesas do seu negócio e comparar suas métricas com as de mercado.

Esse filtro de informações é importante porque, com uma base de dados gigantesca, fica difícil visualizar a situação da empresa ou trabalhar com as informações no dia a dia.

Tenha um ritual de análise

Os relatórios, no entanto, não servem para nada se não houver uma rotina de análise.

É o que eu chamo de “ritual”.

Nesse momento, entram em cena as pessoas e o calendário de avaliação.

Se a sua empresa está começando a implantar uma cultura de redução de despesas, o ideal é que, inicialmente, as reuniões envolvam poucas pessoas, que podem ser os gestores de cada área.

A empresa estabelece uma agenda: as reuniões de resultados podem ser mensais, bimestrais ou trimestrais, de acordo com a organização da empresa.

A periodicidade pode mudar conforme a maturidade da empresa.

Aqui, vale o alerta: uma reunião para apresentar informações não faz sentido.

Informações podem ser enviadas por email ou acessadas de forma online.

A sua empresa provavelmente tem uma estimativa de receita.

Para atingi-la, tem uma estimativa de custos e despesas.

O que sobrar será seu lucro.

Portanto, o ideal é, para um determinado nível de vendas, encontrar qual o gasto necessário para entregar o seu produto ou serviço.

O Planejamento transforma esse mínimo ideal em metas para cada área.

A remuneração variável dos funcionários pode estar atrelada à conquista dessas metas.

Mais maturidade a cada ano.

A cada ano, a empresa ganha mais maturidade em um processo de redução de despesas.

As pessoas se habituam a esse ciclo de indicadores – relatórios – análises – orçamentos e passam a ter mais senso crítico para entender o que está por trás de bater uma meta com folga ou do não atingimento da meta.

Quando uma meta não é atingida, as perguntas que precisam ser feitas são: estava realmente muito difícil?

Será que errei no traçar das metas?

Ou essa área precisa de ajuda externa?

Engaje as pessoas

Não é segredo para ninguém que reduzir despesas é uma tarefa ingrata.

Nenhum gestor gosta de abrir mão do seu orçamento.

Para engajar as pessoas em uma cultura de redução de custos é preciso mostrar que ela traz benefícios.

Como?

Ao eliminar despesas não estratégicas, sobra mais dinheiro para investir no crescimento do negócio.

No final do ano, o crescimento da empresa poderá ser distribuído em forma de dividendos, bônus ou PLR (Participação no Lucros e Resultados).

Uma empresa que gasta todo seu lucro com despesas que não são necessárias não consegue distribuir uma boa remuneração variável.

A importância do líder

O engajamento só existirá se o nível mais alto da hierarquia da empresa estiver comprometido com a redução de despesas.

Um gerente, por melhor intencionado que seja, não pode ser o único porta-voz do assunto.

A diretoria e a presidência precisam imprimir essa cultura, com um discurso homogêneo para defendê-la.

Mas: o discurso precisa ser demonstrado na prática.

Continuar gastando e ignorando metas que não são batidas são caminhos para o fracasso da cultura de redução de despesas.

Trabalho de longo prazo

Cultura é uma construção de longo prazo.

Não dá para implementar de forma abrupta, há uma velocidade de absorção das regras.

Se não levar esse tempo de assimilação em conta, a empresa pode acabar atropelando a tentativa de reduzir despesas e cair em descrédito diante dos funcionários – eles passarão a acreditar que uma iniciativa como essa não tem como dar certo.

Redução de despesas é um remédio que precisa ser ministrado a conta-gotas para não matar o paciente.

Você pode ler esta matéria integralmente no endereço: https://endeavor.org.br/passos-implantar-cultura-reducao-despesas/

SUCESSO!
Até mais.
George Lucena.

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